1.Yang pertama pemilik email harus membuka emailnya terlebih dahulu dan kemudian menulis isi pesan yang akan dikirimnya.
2.Setelah itu, pengguna email memberikan sebuah instruksi pada aplikasi email untuk mengirim pesan kepada alamat email yang akan dikirimi pesan.
3.Selanjutnya email server akan melakukan identifikasi alamat email tujuan, kemudian mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya berada dekat dengan alamat tujuan. Sebuah email terkadang dikirim melalui beberapa email server, tergantung dari rute yang akan dilaluinya.
4.Pada saat pesan email terkirim kepada alamat email penerima, maka isi dari pesan tersebut tersimpan di email server sampai si penerima membuka pesan tersebut.
5.Ketika penerima membuka pesan di inbox/ kotak pos, maka aplikasi email si penerima akan meminta email baru yang ada di email server kemudian mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
6.Setelah itu, penerima email bisa melihat dan membaca isi dari pesan yang telah diunduh tersebut.
